Mar 082009
 
 2009/03/08  Posted by on 2009/03/08 Diário Ocasional, Word of Mouth  Add comments

secretariadoPor esta altura do ano a Administração Pública debate-se já com a problemática do SIADAP: avaliar 2008 e fixar os objectivos para 2009. Considerando tratar-se de matéria relativamente recente, sobretudo para as autarquias locais, é natural que se vejam ou leiam as maiores barbaridades nas fichas de avaliação. O SIADAP como sistema de avaliação do desempenho não é bom nem mau, tudo depende de quem o aplica: administrações, dirigentes e chefias. Acima de tudo o, naturalmente, odiado SIADAP, requer novas mentalidades e pessoas disponíveis para incorporar a noção de serviço público, algo de que, não surpreendentemente, muita da AP desconhece o significado, independentemente da “cor” da administração.
Neste momento, não almejo teorizar sobre o SIADAP, até porque ele deve ser, para lá de tudo, muito prático.
Mas, para aqueles que eventualmente tenham que fixar objectivos ao seu apoio de secretariado, deixo aqui umas dicas de bom secretariado, há uns tempos retiradas da www, cujo autor desconheço, mas que têm a sua utilidade, para avaliado e avaliador:

Postura Profissional
1 – Este lema deve estar sempre na mente de uma secretária de sucesso: “QUANDO NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE…”
2 – Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu director, seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que você, como secretária, também acha que seu chefe já deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado irá confirmar o que você acaba de dizer, ex.: ele ainda não chegou. Como secretárias, não podemos deixar transparecer que ele está atrasado ou algo parecido.
3 – Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito distante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta pessoa satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus ouvidos por mais algum tempo.
4 – Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplesmente observando. Preste atenção naqueles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão comum, de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a promoveram justamente porque você tem estilo. Você pode ganhar experiência também com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-os. E se, por ventura, você se tornar chefe deles, não os ponha de lado. Eles podem ensiná-la mais do que seu chefe anterior.
5 – O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, a iniciativa é fundamental. “Meter o nariz onde não é chamada” pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que alguém lhe diga o que está acontecendo, procure descobrir por si mesma; não espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere vir alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘a carta que você acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe devolva seu trabalho com erros de dactilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além do que as suas atribuições e sua delegação permitem. O tempo de seu chefe vai render muito mais.
6 – Torne seus contactos com secretárias de outras empresas menos impessoais, identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o nome dessa secretária ‘a empresa ou executivo que ela atende.
7 – Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:

  • Atenda rapidamente às ligações;
  • Planeie cada chamada;
  • Tenha sempre lápis e papel na mão;
  • Fale claro e pausadamente;
  • Fale com o telefone próximo à boca;
  • Repita o nome da pessoa;
  • Evite expressões afectivas;
  • Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;
  • Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;
  • Use palavras como “bom dia”, “por favor”, “às ordens”…, elas soam positivamente e deixam o interlocutor mais à vontade.

8 – Lembre-se sempre:

  • As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!
  • As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!
  • As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?
  • As três palavras mais importantes são: FAÇA O FAVOR!
  • As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!
  • A palavra mais importante é: NÓS.
  • A palavra menos importante: EU.

9 – Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como resposta, se:

  • Você ouve o que ela tem a dizer;
  • Você explica o motivo da resposta negativa;
  • Você a trata com delicadeza e respeito;
  • Você a encaminha para a área indicada;
  • Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em outra ocasião.

10 – Nunca diga amem a tudo que seu chefe disser. Não tenha receio de discutir com seu chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual você discorde, desde que, obviamente, você tenha base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e ser realmente valiosa em sua função, é preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista.
11 – Se você precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunião que tem um telefonema urgente, não entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunião. Faça o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem está no telefone e qual o assunto que deseja falar, e a frase: “O senhor pode atendê-lo?” Mostre a pasta aberta e leve-a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o “Presidente” da reunião, e ele falará em voz alta ao interessado. Você aguarda a resposta e acompanha o visitante até o aparelho. Em ambos os casos, pode ter certeza de que você terá uma resposta imediata, e a sua presença será bem notada e apreciada.
12 -Para secretárias principiantes:
a) Em seu escritório não poderá faltar:

  • Dicionário de língua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;
  • Livro sobre gramática. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o índice remissivo, você encontrará soluções para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretárias;
  • Formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre actividades que exerce. Por exemplo: caso você seja secretária do Departamento Pessoal, tenha CLT, Consolidação das Leis da Previdência Social e Manual da Prática Trabalhista, entre outros.

b) Você deve, ainda, buscar conhecimentos novos, além de informações orais.
c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenhar melhor suas actividades.
13 – Para se ter sucesso no trabalho:

  • Se você trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bem dela e defenda-a, pois você a representa.
  • Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligência.
  • Se você é do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, é melhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, aí sim, xingue o quanto quiser…
  • Mas enquanto você fizer parte da instituição, não a condene.
  • Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar você será levada, e, provavelmente, nunca saberá o porquê.

14 – Procure manter um intercâmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedindo que elas lhe enviem) cópias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobre assuntos de interesse para a sua profissão. “Dicas” sobre como evitar certos erros gramaticais, frequentemente cometidos, são bastante úteis.
15 – Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisão dele, poupando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por você mesma com segurança e eficácia. Uma vez feito isso, você estará mantendo sua postura como profissional eficiente, já que tais funções e atribuições lhe são dadas como secretária. Isso, é lógico, com todo o respeito e sabendo até que ponto é o seu poder de decisão, não passando nunca por cima de seus superiores.
16 -Se o seu chefe não estiver convencido de que você é de confiança e discreta, suas oportunidades de progredir serão mínimas. Não esqueça, também, de que a primeira impressão é permanente, e que uma indiscrição pode arruinar sua reputação. Orgulhe-se dos altos padrões que se esperam de você. Eles demonstram o respeito devido à sua profissão. Eis algumas sugestões de como demonstrar que você é de confiança e discreta:

  • Sustente a política da firma.
  • Apoie a política de seu chefe.
  • Seja o amortecedor de seu chefe.
  • Mostre que é fidedigna.
  • Nunca repita mexericos.
  • A vida particular de seu chefe é confidencial.
  • Aprenda a guardar segredos profissionais.

17 – Os chefes estão sempre tão envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, que formam em suas cabeças a ideia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passarem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretárias sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a técnica do Feedback, que consiste nele falar o que quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informação e ele repetir o que entendeu.
18 – Manter uma postura profissional é muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou área em que trabalha. Diga seu nome, cumprimentando com um “Bom Dia!”, pois quando atender ao telefone em sua empresa, lembre-se de que você é a empresa para o cliente.
Caso peça para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso não tenha sido, procure ajudá-lo.
Não se aventure a informar o que não sabe com segurança.
Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada está ou não.
Lembre-se, todas as chamadas são muito importantes, e a primeira impressão é a que fica…
19 – As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem não às secretárias que exorbitam de suas funções. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes e até dos amigos e que, talvez por excesso de zelo, criam entre o seu próprio chefe e as pessoas que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transacções que vinham sendo mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negócios, o telefone é vital como meio de comunicação. É claro que cabe à secretária fazer uma triagem. Há porém, uma grande diferença entre fazer uma triagem e estabelecer barreiras. O telefone é parte integrante do nosso quotidiano. Como elemento vital de comunicação, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter cuidado ao usá-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber fazer com que não fiquem com má impressão do nosso chefe, nem da nossa empresa.

Clicando na imagem acima podem aceder a mais dicas.

  109 Responses to “Dicas para o sucesso de uma secretária”

  1. Olá Glauce:
    Da ata devem constar os assunto que são importantes e de uma forma sucinta. Se a reunião tem uma ordem de trabalhos, em cada ponto da ordem vai tomando as notas importantes, o que foi dito (com interesse) e o que foi decidido. Numa reunião fala-se muitio e nem tudo o que é dito deve ser transposto para a ata porque não tem importância para o assunto.
    Arranje forma de abreviar palavras para ir tomando notas com mais rapidez se necessário.
    Dá uma olhada neste link:
    Com o tempo tudo se vai tornar mais fácil.
    Bj

     
  2. Olá Sr. Arlindo,

    Por favor, preciso de uma ajuda. Gostaria de saber como uma secretária recém contratada, que ainda não conhece a todos e não domina os assuntos da empresa, pode acompanhar uma reunião e fazer a ata de uma maneira eficiente. Aprendi a fazer a ata de reunião, mas tenho esta insegurança inicial, pois nunca precisei fazer uma. Tenho medo de ficar perdida no meio da reunião, perder os assuntos e não conseguir fazer a ata. Acredito que com o tempo esta insegurança irá passar, mas agora estou preocupada.

     
  3. ola! tenho 17 anos e recentemente comecei a trabalhar em um escritório de advocacia tenho apenas um chefe e sou a unica secretaria portanto somos apenas nos dois no escritório, n tenho experiencia na área jurídica, porem tenho muita vontade de aprender, meu chefe tem se mostrado paciente e me trata muito bem, conversamos com frequência e ate rimos juntos, mas gostaria de umas dicas para impressiona-lo e mostrar que n quero apenas ser uma boa funcionaria e sim uma secretaria excelente! bom, espero as dicas bjo…

     
  4. Michele e Laiza, leiam estes textos sobre a timidez:
    http://www.escolapsicologia.com/como-superar-a-timidez/
    http://www.tutomania.com.br/artigo/saiba-como-vencer-a-timidez#conteudo
    http://amigosdofreud.blogspot.pt/2008/09/como-vencer-timidez.html#.U7PqT5S2jTo
    http://www.fontedeluz.com/main.php?ver=2&id=876

    É fundamental vencer a timidez! Estar à vontade é necessário para que possam realizar o vosso trabalho. Têm que fazer uma esforço para se relacionarem com os outros colegas e elevar a vossa auto estima.

    Bjs e sucesso para vocês!

     
  5. Olá’, eu tenho 16 anos , esse vai ser meu primeiro emprego. Estou muito nervosa, eu sou àquelas pessoas q não tem manias de falar com ninguém , exemplo , eu sou mais na minha. Temmuita vvergonha. E ainda pq esse é o primeiro emprego , e eu estou muito nervosa. O que eu faço ?
    Obrigado pela atenção!

     
  6. olá, estou trabalhando como secretária e estou um pouco apreensiva, pois sou reservada e fechada não costumo conversar muito no trabalho e tenho uma certa dificuldade em me relacionar com os colegas, não pela maneira como sou tratada, mas sim por esse meu defeito que me atrapalha muito no trabalho ,resumindo tenho dificulddades de impor, mostrar o meu trabalho, fiz cursos me aprimorei,mas a minha timidez me atrapalha na hora da execuçaõ das tarefas, gostaria de saber como faço pra me tornar um profissional eficiente e eficaz para o meu chefe?

     
  7. Olá Vivian, não percebi a pergunta! Refere-se ao que escrever no email?

     
  8. Ola,
    O meu nome é Vivian, eu queria saber passar e-mail, para os chefes, diretorias.
    E-mail informal
    Ex: Teve a ligação para o Dº Fulano
    Como eu deveria passar o e-mail para o meu chefe.
    Aguardo a resposta, desde de ja agradeço.

     
  9. ola tenho 14 anos e trabalho para 2 advogadas, bem elas são de mais, são muito divertidas e legais comigo, é por isso que eu quero muito melhorar, bem ate agora elas não reclamaram de mim e eu espero que não reclamem, mas eu quero ser melhor para que elas tenham uma secretária ao nível delas, eu sou a unica secretaria delas então não tem nem como prestar atenção nos erros e acertos das outras porque só tem eu mesmo.
    oque eu faço?

     
  10. agora k li vi k fazia tudo ao contrario mas ainda bem k li porque aprendi

     
  11. Olá Érika!
    Não sei se percebi bem a pergunta.
    Na minha opinião, além de mostrar simpatia ao telefone, deve perguntar sempre, a quem lhe está ligando, quem fala, e o que deseja, ou com quem deseja falar e qual o assunto que deseja tratar.
    Bjs

     
  12. Olá Simone!
    Sucintamente uma secretária:

      Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
      Responde e faz chamadas telefônicas.
      Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
      Organiza a cópia de documentos.
      Arquiva documentos.
      Realiza serviços administrativos em geral.
      Controla a correspondência de entrada e saída.
      Saúda visitantes.
      Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
      Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
      Realiza pesquisas e prepara documentos.
      Solicita ou compra material de escritório
      Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.

    http://www.fazfacil.com.br/trabalho/profissao-secretaria/

    Dá também uma leitura aqui: http://manualdasecretariaexecutiva.wordpress.com/2011/06/26/as-funcoes-basicas-de-uma-secretaria-executiva/
    Kiss

     
  13. Discuti feio com uma ”colega” de trabalho por causa de uma ligação pelo qual eu não perguntei o nome da pessoa e de onde ela falava; por causa disso ela foi super grossa comigo dizendo q tenho a obrigação de pergunta de onde e quem deseja falar. Entendo que não tenho a obrigação mas sim que poderia fazer se ela tivesse sido mas gentil. No meu entendimento tenho a obrigação de perguntar se for direcionado a meus superiores. Estou errada?

     
  14. Oi! Muito bom o seu blog,peguei dicas muito boas,vou começar a trabalhar de secretaria e estou um pouco apreensiva,pois nunca exerci a funçao,j Trabalhei com telemarketing,entao tenho uma noção. Gostaria de saber as principais funções de uma secretaria.
    Desde já agradeço a atenção ,e parabéns pelo blog :)

     
  15. Olá gostaria de mais dicas como devo me organizar ,pois sou nova na área de secretariado e não tenho muita experiencia com computação! queria umas dicas de como falar no telefone sem cometer erros na hora do dialogo. muito obrigado!

     
  16. Olá Juliana!
    Advogado é assim mesmo :) Agora se você fica mentindo todo tempo aos clientes a mando da sua patroa e ela atende os clientes, ninguém vai acreditar você no futuro quando disser que ela não está!
    Devia falar com ela e estabelecer as regras de atendimento telefónico, de modo a que você não passe por mentirosa a toda a hora. Se ela diz que não está e está no escritório, não devia atender o telefone também.
    Por que um dia algum cliente vai saber e aí passam você e a patroa por mentirosas! Não é bonito.
    Se cuida.
    Bjs

     
  17. Olá Rayane!
    Ser mais preparado implica frequentar formação/curso na área do secretariado ou aprender lendo artigos em revistas e livros sobre o assunto. É só procurar há imensos!
    Ser eficaz significa que você vai ter que fazer as coisas certas, da forma correta e ao mais baixo custo! Para isso tem conhecer muito bem as suas tarefas e a melhor formas de as realizar.
    Isso significa pensar nelas e até encontrar soluções para melhorar o que faz. OK?
    Bjs

     
  18. Olá, Boa Tarde!
    Eu sou uma Secretária, mais eu queria ser mais preparada para atender as exigências da minha empresa. Queria aprender mais a como me comportar para ser uma secretária eficaz, como será que eu posso me tornar? Pode me explicar, por gentileza ?

     
  19. oi tudo bém ???
    gostari de saber o q faço para agradar minha patroa.,
    sou recentemente secretária de uma advogada, tenho me saido bem em questão de arquivo e organização
    mas to com um pobleminha sempre q atendo o telefone ela pede pra falar q não estar…mas quando a mema liga no celular dela ela atende e diz q esta no escritpório o q faço???

     
  20. Olha essa dicas sao muito otimas eu sou louca pra ser uma secretaria muito boa mas ainda preciso de uma oportunidade ….

     
  21. Olá Carla!
    Parece que o seu consultório tem atrasos de 45 dias… Não tem muito que fazer se não tem vaga. O consultório tem que procurar fazer mais consultas por dia para recuperar. Você também também pode chamar doentes se houver desistências de ultima hora. Quando os pacientes ligam pode ficar com o contacto e devolver o telefonema para comunicar que houve uma desistência e perguntar se ele pode ir à consulta. Para recuperar esse atraso o consultório vai mesmo ter que fazer mais consultas. Não parece um problema de agenda, parece mais um problema de pacientes a mais..
    Bj

     
  22. Oi Arlindo
    Boa Tarde
    Estou aguardando a sua resposta
    Obrigada
    Carla

     
  23. Preciso de uma orientação para uma organizar uma agenda de consultório medico sendo que a mesma nunca tem horários na data quando os pacientes liga, sempre os horários vão ter só para daqui uns 45dias e uma reclamação total dos pacientes. Qual a melhor maneira de organizar.Obrigada

     
  24. obrigda pelas dicas,regras aqui escritas.

     
  25. Olá Valesca!
    Não adianta ficar nervosa! Só se prejudica! Esse nervosismo pode ser resultado de insegurança sua ou timidez! Dá uma leitura aqui:
    Quando você tem muita tarefa para realizar tem que priorizá-las. Mesmo escrever num papel a ordem pela qual deve executá-las, até para não se esquecer. Ninguém consegue fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Tem que tratar um de cada vez. Se alguém liga e vocês está ocupada com assunto do outro advogado tem que dizer isso mesmo: que está ocupada com outra coisa e que logo que termine dará atenção a outro assunto. Claro que se pedirem para fazer um telefonema, pode interromper o que está a fazer por um momento e depois voltar ao trabalho. A mesma coisa para atender: telefone não dá para deixar tocar a não ser que seja essa a intenção.
    Se os dois advogados dão coisas para fazer em simultâneo, vai ter que perguntar-lhes qual é que é para fazer primeiro. Sá assim saberá e não ficará nervosa a tentar fazer os dois muito depressa… e mal!
    Tem que falar, sim, perguntar que trabalho querem que faça primeiro…
    E vai com calma ;)
    Bj

     
  26. Bom dia Arlindo.
    Tenho 17 anos, mas comecei a trabalhar em um escritório de advocacia a 1 ano para 2 advogados. Meu chefe diz que preciso falar mais alto, e falar mais, sou um pouco tímida mas já estou melhorando sobre isso. E ainda tenho um pouco de dificuldade com certos assunto, como: repor mantimentos, produtos de limpeza, limpar o escritório quando esta sujo, falar ao telefone quando o cliente insiste em falar com um deles, ou quando estou falando com algum dr. do outro lado da linha, fico um pouco nervosa ao falar. tenho um pouco de acumulo de funções, porque trabalho para 2 e eles me pedem para fazer varias coisas ao mesmo tempo, e me atrapalho um pouco. Qual conselho você me daria ?

     
  27. estou precisando de ajuda pra me tornar uma boa recepcionista.
    veja só o que está acontecendo, entrei a duas semanas neste ramo e o curso que fiz foi muito simple não deu pra aprender tudo que se precisa, só mesmo o básico mas quero crescer profissionalmente,e me desempenhar mas na empresa. pesso ajuda por que não que perder meu enprego.

     
  28. Olá Alice!
    Quanto à sua timidez dá uma leitura neste artigo: http://www.escolapsicologia.com/como-superar-a-timidez/
    Quanto às suas colegas, é algo que acontece com frequência. Quem lhe diz o que fazer? Um chefe? Uma Colega? Se tem um chefe procure sempre saber se ele tem instruções especificas para determinado trabalho. Observe o comportamento e atvidades das suas colegas. Vejo o quê e como fazem, discretamente.
    Se necessita saber como determinados procedimentos são feito na sua empresa e as suas colegas não ajudam tem que junto do seu chefe e dizer isso mesmo: “Quero fazer bem o meu trabalho, mas preciso de uma orientação. Pode ajudar-me, por favor?”
    Se não conhece trabalho de secretariado por que não tem formação é complicado fazer um trabalho de secretária sem saber o básico. Procure na net mais conselhos. Não tem mal nenhum ser novata! Você é mesmo novata. Um dia será sénior e vai ter saudades do seu tempo de novata :) Seja uma novata que quer fazer bem o seu trabalho, procure a melhor forma de o fazer e faça-o de forma desinibida. Tem que ultrapassar essa sua timidez. Veja a coisa assim: não ganha nada em ser tímida! Ao contrário, tem muito a ganhar se for desinibida.
    Beijo

     
  29. Olá muito legal esta página. Queria uma dica, sou nova na empresa e muito tímida, aqui tem muita gente maldosa que não gostam de ajudar novatas com medo de nós tomarmos seu lugar. o que faço para acabar com a timidez e aprender meu serviço sem ser julgada por ser novata?

     
  30. Dear Mr. Pinto,

    Good day, Thank you for the advise, I look forward to put it into action. Stay blessed.

     
  31. Olá Lilian!
    Se vc tem curso de secretariado vai relembrar tudo o que aprendeu. Se não tem vai e lê essas dicas. De uma forma ou de outra que vai recordar as principais tarefas de uma secretária. Acima de tudo tem que ser profissional. Há coisas que só vêm com o tempo. Se é esquecida vai tomando nota num papel do que tem que fazer e a que horas… ou no seu telemóvel… ou põe lembretes do Outlook do Windows ;).
    Bj

     
  32. Arlindo, Boa noite

    Gostaria de uma ajuda, trabalhei como secretária executiva faz 6 anos, mas fiquei somente um ano na empresa, e me esqueci de algumas tarefas, e ainda sou um pouco atrapalhada e esquecida. Será que consigo melhorar a minha atenção e desenvolver um bom trabalho.

     
  33. eu tenho 17 anos e fiz o curso auxiliar administrativo nunca trabalhei como devo me aprofundar mais sobre istu

     
  34. ola, tenho 38 anos e gostaria de fazer o curso de secretariado, a idade tem alguma barreira. obrigada.

     
  35. Olá Amanda! Obrigado pela sua mensagem. Estou certo que se gosta de aprender vai se dar bem. Veja os comentários abaixo, há lá dicas que pode usar ;)

     
  36. Ola tenho 19 anos e fui ver uma vaga de secretaria espero ser chamada ,eu sou muito ansiosa ele falou que para o cargo eu teria que enviar email eu tenho medo pois meu português é muito ruim e quando esntou muito ansiosa minhas maos tremem , eu quero muito mesmo esse emprego ,eu esqueço muito rapido as coisas mas acho que com a rotina eu posso enteder e não esquecer não é ? Por favor queria dicas boas para mim que estou começando em uma empresa pequena

     
  37. Gostei muito das dicas, vou procura-las exercer muito ótimas as dicas……….. Espero sempre atender as expectativas da empresa.

     
  38. gostei muito . e vou colocar muitas coisas em praticas.

     
  39. gostei muito dessas dica, vou usa-las em meu trabalho..

     
  40. amei me motivou muito

     
  41. otimas dicas principalmente pra quem vai começar agora.

     
  42. amei o cometario de vocês

     
  43. Ameeei!

     
  44. ola sou uma pessoa nova na area de secretaria administrativa e amei , adorei os seus argumentos esta bem explicado e faz-me entender muito bem .

    obrigada

     
  45. Olá Katiane:
    Não tenho conhecimento do mercado de trabalho do Brasil para poder aconselhá-la nessa matéria :(
    Obrigado por passar por cá!

     
  46. Oi adorei as dicas!
    Gostaria de saber como anda o mercado de secretariado? pois ja pensei mais de uma vez em iniciar o curso mas sempre me dizem que não é uma área boa e eu que eu ficaria desempregada, porém sempre que vou procurar um curso me vejo as voltas nessa área, atualmente trabalho com vendas.

    Desde já agradeço a sua atenção.

     
  47. muito bom aprendi bastante vou usalas

     
  48. adorei essas dicas.
    vou começar atrabalhar e elas seram muito importantes para mim.

     
  49. adorei as dicas estao me ajudando muito!!!!!!!!!!!!!!!!!
    posta mais

     
  50. Olá Aretusa!
    Dá uma olhada nesse comentário que publiquei para a edina francisca.
    Bj

     
  51. Boa tarde!

    Gostaria de saber qual a postura para estagiar em um escritório de advocacia?

     
  52. Olá Edna
    Fundamentalmente um curso de secretariado, onde se abordem as várias componentes desta profissão. É só procurar. O mercado de formação tem uma grande oferta.
    Bjs

     
  53. Adorei as sugestoes, gostaria de saber que cursos tenho de ter para ser uma boa secretaria?
    Agradeço a atenção.
    Bjs

     
  54. Boa tarde,

    Ainda sou um pouco jovem para isso mais quero saber o básico sobre a postura de um secretário?

     
  55.  
  56. Bom dia, trabalho como aux. adminstrativo em uma empresa a quase 2 anos, até hoje tenho algumas duvidas em relação as minhas funções; é minha obrigação fazer as compras de materias e mantimentos para o escritorio? e fazer a limpeza, como repor papel higienico e sabonete quando acabam?

     
  57. Olá Edina!
    Obrigado por passar por aqui.
    Quanto às suas questões:
    1º Depende de para quem você trabalha. Se você trabalha num escritório de advogados ou semelhante, pode usar saia, blusa, lenço no pescoço para dar à roupa um ar mais ousado e moderno, fatos (ternos) não demasiado largos, nem muito apertados, mas que assentem bem nas suas “curvas”, etc.
    Use meias ou collants, com uns sapatos bonitos com um pouco de salto (pretos p. ex.),
    Não use muita bijuteria. Use um adereço que se destaque, p. ex. um grande anel.
    Escolha com cuidado e com gosto. Não vista de modo provocante.
    2º Você tem que ser excelente em tudo o que faz! É simples. Especial atenção no relacionamento com o seu chefe e com os clientes da empresa, na organização da agenda do chefe, no atendimento telefónico, etc.
    Beijos

     
  58. hola sou secretaria executiva e gostaria de informaçoes de como me vestir,qual é o papel q devo desempenhar com excelencia?

     
  59. Ainda bem Jaiane. Espero que consigo e seja feliz!

     
  60. olá tenho 19 anos e queria ser uma secretaria eu estou fazendo o cusso e é muito legal.

     
  61. Maravilhoso!!!! Amei as dicas para secretaria.

     
  62. para mim que vou começar a trabalhar como secretaria ,adorei essas dicas pois serei secretaria de dr:
    q pedi que eu seja o maximo discreta,simpatica..e não adimiti erros.que mais dicas Arlindo você tem a me dar.

     
  63. Obrigada Arlindo! seguirei a sua dica.

     
  64. Ola Josi:
    Se nao pode atender o melhor é mesmo dizer que não pode.
    Pode sempre dizer que gostaria muito de poder marcar a consulta mas que infelizmente não vai poder fazê-lo porque a agenda da dra está cheia e não sabe quando vai poder atender novos casos.
    Se entender pode pedir um contato para eventualmente poder mais tarde marcar, mas.sem compromisso aconselhando procurar outro consultório.
    Espero ter ajudado.
    Bjs.

     
  65. Olá sou secretária em uma clínica de psicologia infantil, devido a grande procura pelos atendimentos da psicóloga, a genda dela está muito cheia e sem nehum horário para agendar novos atendimentos, como ainda muita gente liga querendo agendar, e muitos são indicações de escolas fico sem saber oque fazer, pois ela não gosta de dizer que não vai conseguir atender tal pessoa, pede para esperar um pouco para ver se vamos conseguiragendar, só que nisto a pessoa fica com esperança para o atendimento e que muitas vezes acaba não aconteçendo deviso a falta do horário. Como faço para dizer a pessoa com sinceridade sem dar esperanças mas tbm mostrando a possibilidade do atendimento? aguardo!!! e obrigada.

     
  66. Olá, muito boa as dicas sou secretária a 10 anos e ainda assim aprendi muito lendo isso.

     
  67. Parabéns pelas dicas,gostei muito,olha estou exercendo pela primeira vez a função de secretária,era meu sonho mas sei que não é fácil,onde trabalho é uma empresa muito abençoada tenho ótimos chefes,tenho um apenas um mês que estou na empresa,mas já criei muita coisas boas que ela não tinha,para um crescimento bem equilibrado,o que eu queria mesmo era poder conta com a ajuda de vcs,para poder me tornar uma uma secretária apta em todos os momentos.Desde já meu muito obrigada.

     
  68. adorei as dicas, prometo pôr todas elas em pratica

     
  69. Olá Dyana!
    Leu a minha resposta ao seu primeiro comentário? Se você faz o que deve não deve preocupar-se com o que lhe dizem os colegas. O que interessa é o que lhe diz o seu chefe! Ele diz alguma coisa?

     
  70. Oi, meu nome é dayane e eu estou revendo este seu blog e queria que voçe mim ajudasse, na empresa em que atuo, dizem que eu não faço nada, só vivo no pc, mas eu juro que faço tudo, atendo telefone recebo e envio protocolo e mando em cada setor de destino. e quando não tem nada o que fazer eu fico na minha mesa com o meu pc. queria aprender mais coisas mas elas não mim ensinam não mim ajudam.
    ja converse3i sobre isso com elas mas não adiantou de nada =/. queria saber se voçe sabe a solução para o meu problema.

     
  71. Olá Priscila!
    Provavelmente você tem mesmo potencial! Se o seu patrão é honesto e quer ser ele próprio a ensiná-la, deve aproveitar. A timidez vai passar com o tempo. mesmo assim, veja o comentário 37. aqui em abaixo e leia essas dicas.
    Obrigado por passar por cá!

     
  72. olá, tenho 19 anos e estou no meu primeiro emprego. Trabalho como jovem aprendiz na recepção de uma empresa. Ultimamente tenho sentido algumas dificuldades, estou aqui há menos de um mês e sou bastante tímida e além de tudo meu patrão insiste em me cobrar para aumentar o tom de voz e ser mais solta. Ele disse que quer me treinar pessoalmente e que meu potencial é grande apesar da timidez. Ele chegou a falar que ainda essa semana vai sentar aqui ao meu lado e ver como faço os atendimentos. Será que meu potencial é realmente grande ou eu estou me saindo muito mal?

     
  73. Olá Dyane!
    Obrigado por passar por aqui.
    Em primeiro lugar como você está trabalhando há pouco tempo nesse lugar, deveria ter um orientador. Alguém que lhe dissesse como tudo funciona e ensinasse como proceder. Poderia ser a sua colega, mas pelo que vejo, ela não está querendo, por isso você vai ter que se amanhar sozinha! Não é fácil.
    Quando a sua colega lhe diz que não serve para nada, devia perguntar-lhe porquê que ela diz isso. Se ela disser que você não sabe fazer isto ou aquilo, você, quer quer aprender, deve dizer para ela: então me ensina! Se ela disser que não você vai ter que falar com algum superior seu e colocar os seus problemas, dizer que quer aprender, mas que não tem quem lhe ensine! Pode ser que assim ele destaque alguém para lhe ensinar. Se houver outras colegas que façam as mesmas coisas que você, observe como elas fazem (desde que façam bem). Se a sua carreira tem na lei ou num acordo coletivo de trabalho ou coisa parecida aí no Brasil procure qual o seu conteúdo funcional, isto é, quais as funções que você tem que fazer.
    Olhe Dyane se as pessoas falam baixo e você não entende, nunca vai poder fazer o que elas lhe pedem ou o que lhe estão dizendo. Não há outra forma que não seja pedir, por favor, para falarem mais alto!
    Esse aqui é o meu blogue! Meu site de fotógrafo é http://arlindopinto.com
    Beijos e votos de sucesso!

     
  74. Oi, Tudo Bom ?

    Me chamo Dayane e sou aprediz DESO, trabalho como Auxiliar Administrativa,com o presidente,vai fazer 4 meses que estou atuando nessa area e minha companheira de sala diz que eu não estou servindo pra nada. Estou aqui só pra dizer que está trabalhando, fico muito triste quando ela fala isso, e queria saber como faço pra ficar mais eficiente, sabe muita gente liga e fala muito baixo e não dá pra entender o que essa pessoa fala. o que faço nessas horas?

    Obrigada

    Ah! amei seu site ?

     
  75. Olá Dário. Obrigado. Abraço.
    Cátia:
    Você tem que entender o que o patrão lhe diz, para poder fazer o que ele pede. Se acha que entende e faz o que acha que ele pede, mas ele acha o contrário, de duas uma: ou você não entendeu direito o que ele queria ou ele não pede direito o quer. Isto é, pode haver erros de comunicação. Partindo do princípio de que ele lhe transmitiu com precisão o que quer, você tem que sempre tomar nota (escrita) do que ele pede (para não esquecer) e depois de tomar nota repetir para ele o que anotou que deverá ser feito, para ele confirmar. Assim assegura que não há erros de comunicação e ele confirma que é aquilo mesmo que ele quer.
    É importante os dois usarem a mesma terminologia (linguagem), por que por vezes o que se diz não é exatamente o que se está a pensar… Portanto, repita sempre para ele o que você achou que ele queria. Se não for isso, ele vai corrigir e você perceber!
    Kiss

     
  76. Amei o texto, dicas valiosas, texto fácil de entender e rico em informações. To fazendo curso de Secretariado Executivo via internet e um link de Foruns e sites me trouxe até aqui. Li em voz alta todo o texto para minha amiga de escritório.

    Abraços Dario Cesar

    Penha Santa Catarina

     
  77. oi tudo bem?eu gostaria de saber o que posso fazer para impressionar meu patrão,ele disse que sou muito inteligente,tenho uma boa comunicação com clientes,mas as vezes ele me pede pra fazer uma coisa e faço-a,mas ai depois não é exatamente o que ele queria,e me chamo atenção que eu deveria ser mais concentrada,prestar mais atenção,que eu esqueço as coisas.eu preciso de ajuda e quero ser uma secretária de excelência e principalmente ser o braço direito dele aqui no escritório,já que trabalho sozinha no escritório.

     
  78. Olá Maria:
    Se o seu chefe não quer mesmo receber, nem telefonicamente, o sujeito, o melhor é dizer a este que o momento não é oportuno e que o seu chefe não vai poder recebe-lo nos tempos mais próximos.
    Se ele for bom entendedor vai perceber que não quer ser recebido. Se voltar a tentar vai ter que lhe dizer que não tem mais nada a comunicar-lhe e que, por favor, deixe de ligar.
    Obrigado por passar por aqui.

     
  79. Boa tarde, o que devo responder para o cliente quando ele liga varias vezes e o chefe nao pode atendê-lo ou não quer mas o cliente continua ligando, ja disse que no momento ele nao pode atender, ja disse que naquele momento ele nao esta na empresa, mas o cliente continua a ligar e o chefe nao quer falar.

     
  80. tou muit agradecido pela de ideia da criacao de um espac de divulgacao de solucoes para u modo de melhoramento no ramo do trabalho escritorado

     
  81. Olá Ralessa.
    Obrigado
    Bjs

     
  82. oi Arlindo gostei das dicas publicadas por voce,aprende muitas coisas boas com elas!
    muito do que voce falou já ouvi no cursinho que fiz. mas tinha esquecido de algumas coisas e lendo suas dicas me clareou a memoria. bjos ass Ralessa.

     
  83. Olá Tais!
    Claro que secretária tem que estar bem vestida, sem ser exuberante. Não sei quais são exatamente quais as suas funções, mas fazer limpeza não é função de secretária, salvo se se tratar de arranjar a mesa de reuniões, a secretária do chefe etc. Não sei se percebi bem a sua questão por que o seu português precisa realmente de melhorar…

     
  84. BOM EU ADOREI LER HOJE COMESEI ATRABAHAR DE SECRETARIA NUMCA AVIA TRABAHADO ANTES TENHO MUITOS ERROS DE PORTUGUES MAS KERO FICAR NA EM PRESA VC AXA KE UMA SECRETARIA DE VE ESTAR BEM VESTIDA SEMPRE FAZER TUDO TIPO LIMPARA TENDER OXEFE DE TUDO UM POKINHO COMO FASSO IXO

     
  85. Olá Geysi!
    Muito simples: em qualquer dos casos você dizer dizer que seu chefe “…não está disponível de momento. Pretende deixar contacto para nós lhe ligar-mos mais tarde?”
    Bj

     
  86. Olá, meu nome é Geysi e estou fazendo graduação em secretariado. Eu gostei muito da matéria, mas tenho uma pergunta a fazer, quando alguém telefona para o seu chefe e ele não chegou ou esta em uma reunião como devo proceder? o que responder?
    Agradeço desde já a atenção.

     
  87. Muito obrigada pelas essas dicas esta me ajudando muito, esta sendo a minha salvaçao na empresa onde eu trabalho…Cometi muitos erros, mais com essas dicas creio eu que nao irei mais cometer.E parabens pelo belo trabalho.

     
  88. muito bom…será muito aproveitado todas as dicas…muito obrigada…

     
  89. @Dione:
    Claro, porque não?

     
  90. isso serve para quem é secretário de artista também? boa dicas

     
  91. adorei as dicas muito boa vai me ajuda muito,agora so depende de mim ser uma boa secrtaria….

     
  92. Olá Zaira!
    Obrigado pelo seu comentário.
    Tudo de bom para você.
    Bj

     
  93. Ola
    boma dia!
    Sou bacharel em Secretariado Executivo, formada em 2005, Manaus-Am, fico feliz por vc contribuir as recem formadas das dicas importantes para as colegas da nossa área de formação, fazendo com que tenham o respeito com nossa profissão e deixar claro da responsabilidade que temos diante da nossa empresa, me expresso dessa forma por que se referir a “nossa empresa” não por que ela é minha ou sua, mas se trabalho nela é a camisa dela que devo vestir…..
    grata,
    Zaira

     
  94. Obrigado Michele!
    Bjs

     
  95. oi eu sou a Michele eu gostei muito das dicas sou nova nessa area de secretaria por isso procurei as dicas para mim ficar por dentro e me aperfeicoar mais como secretaria bjsssssssssssssssss

     
  96. Adorei as dicas, sou Assistente e muitos dos trabalhos citados também são feitos no meu dia a dia. Obrigada pela postagem!

     
  97. Olá Edna
    Ainda bem que vai fazer aquilo que gosta.
    Obrigado por passar por aqui!
    Bj

     
  98. OLÁ, BOA NOITE!!!!
    ESTOU MUITO FELIZ, POIS ACABEI DE CONCLUIR MEU CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO.
    FIZ ESTE CURSO PARA PROVA PRA MIM MESMO E TER CERTEZA QUE, ESTÁ PROFISSÃO TEM TUDO AVER COMIGO, ADOREI AS DICAS, AGORA SÓ RESTA UMA CHANCE DE TRABALHO EM UMA GRANDE EMPRESA, ISSO É MEU GRANDE SONHO, E TAMBEM SONHO EM FAZER FACULDADE DE SECRETARIADO, NA VERDADE ME VEJO TRABALHANDO EM UMA GRANDE EMPRESA.
    OBRIGADO!!

     
  99. Olá Ilda
    Obrigado por passar por cá!
    Além destas dicas pode encontrar outras aqui no planeta. Basta procurar ou clicar nas imagens. Além disso, aqui nos comentários há links para outros sítios que lhe podem interessar.
    Dê uma olhada.

     
  100. olá sou a ilda francisco
    gostaria de aprender como deve ser uma secretária e quais as suas obrigações

     
  101. estou adorando os cursos

     
  102. oi faço curos tecnico em secretariado e adorei suas dicas
    futuramente farei secretariado executivo trilingue bju

     
  103. Achei maravilhoso pena que nao tenho muito tempo, sou cozinheira, mais tambem gosto de me informar,adoro ler achei interessante,tenho 56 anos, e nao quero aposentar cedo pois tenho muita bagagen para ficar parada estou fazendo e dando curso de culinaria , agradeço obrigada…

     
  104. Olá Carla:
    Dá primeiro uma olhada nos linkd do comentário 2. Podem ser uteis. Ajudam?
    Obrigado pela visita.

     
  105. olá, eu gostaria de umas dicas para ser uma excelente secretaria pois eu carla sou mutio timida mais pra trabalhar como uma excelente secretaria é presciso se orgulhar sobre sua profissao mais a unica coisa que me atrapalha é a minha timidez vcs poderiam me informar como evitar a minha timidez pra ser uma excelente secretaria pq tenho muito orgulho da minha profissão mais pra min ter mais orgulho ainda gostaria q vcs me ajudassem a tirar essa timidez inesperavel, ficarei grata com sua reposta q me ajudará muito obg..

     
  106. António começa por dar uma olhada aqui:

    http://www.tutomania.com.br/artigo/saiba-como-vencer-a-timidez#conteudo

    http://amigosdofreud.blogspot.com/2008/09/como-vencer-timidez.html

    http://www.fontedeluz.com/main.php?ver=2&id=876

    Não se esqueça que “A transformação de um ser exageradamente tímido num ser confiante e que se sinta confortável na sua própria pele é possível.”

    Abraço.

     
  107. preciso de ajuda para me tornar um excelente secretário, dinâmico, comunicativo. minha timidez está me atrapalhando muito, como faço para acabar com minha timidez.

     
  108. suqueina, dá uma olhada aqui: http://aartesecretariar.blogspot.com/

     
  109. adorei as dicas algumas coisas que estão escritas eu já cometi esses erros e gostaria saber mais dicas sobre esse assunto bjs

     

 Leave a Reply